The Board of Election Supervisors (‘Board”) would like to clear up a few things regarding the Board’s duties and responsibilities as they relate to City of Laurel Elections and the qualification and certification process for potential candidates.
Among various issues recently raised related to the number of members of the Board of Election Supervisors. As is clear, the Board’s membership was increased per Ordinance No. 2000 approved by the Mayor and City Council on September 26, 2022, from three (3) Chief Judges to five (5) Chief Judges, two (2) from each of the City of Laurel Voting Wards, and one (1), a Chair who is also a City resident. As presently constituted, the Board includes two (2) Chief Judges, who have at least 25+ years of experience conducting City Elections, one member who has served for the last couple of election cycles, has served on other City Boards, Commissions, or Committees and who is also an Attorney. As noted above, there are two (2) recently appointed Chief Judges who joined the Board after the increase of membership in 2022. Members of the Board of Election Supervisors take their roles very seriously and are committed to ensuring that fair and accurate elections are conducted in the City. As part of its legal responsibilities, the Board has a duty to ensure that only citizens who meet all the requirements and qualifications are certified to run for public office.
Under the law, the Board is charged with responsibility for oversight of all aspects of election activities relating to the City elections, including election of members of the City Council and the Mayor. As part of those duties, the Board reviews applications submitted by persons seeking to be certified as candidates for elected office. Application for candidacy certification involves, among other requirements, completion of a candidate packet which includes four (4) required documents. The required documents comprising the candidate packet are: 1. Certificate of Candidacy form, 2. Ethics Commission Financial Disclosure Statement (FDS), 3. Assignment of Campaign Treasurer Form, and 4. Campaign Contribution and Expenditure Report. The Board of Election Supervisors review of candidate applications also includes reports submitted to it by the City of Laurel Ethics Commission, reports and applications submitted by putative candidates, as well as from agencies of City government.
As part of the Board’s review of candidate packets, various agencies and departments of City government provide necessary information for Board consideration. For example, the Laurel City Department of Budget and Personnel Services reviews its records to determine if any candidate is in arrears in the payment of any City tax, assessment, fine, penalty, or other financial obligation. The Department of the Fire Marshal and Permit Services reviews its records to ensure that there are no outstanding property code or fire and life safety violations for any property owned by a potential candidate. The City of Laurel Office of the City Clerk reviews records to determine that there are no outstanding Election Code or Charter violations, including the requirement that candidates be in compliance with all reporting requirements to timely submit complete and accurate reports.
The Board first meets to open candidate packets to ensure that all the required documents are included in the packets. The initial check of the packets for the 2023 General Election was completed on July 24, 2023. Following its preliminary review, the Board forwards each candidate’s Financial Disclosure Statements to the City’s Ethics Commission in separate, sealed envelopes for their review. Contemporaneously, the Board makes requests to each of the City’s affected Departments listed above for submittal of the information as required of each agency for review by the Board of Election Supervisors. Where the Ethics Commission raises questions about an applicant’s Financial Disclosure Statement, the Ethics Commission provides notice to the Board of their questions and concerns. In those instances, the Board requests that a potential candidate make an appointment to meet with Board staff to afford the potential candidate the opportunity to amend, revise, correct, complete, or provide additional information sufficient to address the Ethics Commission’s comments or concerns. Potential candidates are given twenty (20) days from the date the Board notifies them of any questions or concerns to make any amendments or additions to a questioned report. Failure to timely, accurately, and thoroughly complete reports required to be submitted under the law is the potential candidate’s responsibility and is beyond the control of the Board. Moreover, the failure of a candidate to observe filing deadlines for filing reports, and the failure to file complete reports affects the Board’s ability to quickly review a potential candidate’s application.
All potential candidates are advised about the filing deadlines along with the requirement that reports contain all necessary information to be deemed complete to allow the Ethics Commission and the Board to review a report. Compliance with filing deadlines for submission of reports and insuring completeness in reports of necessary information are in the first instance, the responsibility of potential candidates. As in most human endeavors, some candidates are responsive to filing deadlines and the requirements to submit complete and thorough disclosures thereby dispensing with the need for supplementation, amendment, or correction of filed reports.
The Board and Ethics Commission through staff, attempt to advise potential candidates of their obligations to fully, completely and truthfully submit reports to the Board for its consideration. In those instances where a potential candidate fails to comply with reporting requirements, the Board alerts the potential candidate about perceived deficiencies in reports. Where amendments, corrections, or supplementation of reports are submitted to the Board, the Board thereafter notifies the Ethics Commission of the revisions to reports. Thereafter, the Ethics Commission designates one of its members to review any correction, addition, etc., made to a potential candidate’s report. After this review, the Ethics Commission notifies the Board of its re-review of the FDS and its opinion on the changes made to the report.
In discharging its duties, the Board is guided and informed by the City Code and Charter. It has legal counsel assigned to assist and advise it in their reviews and decisions of applications. As noted above, the Board receives information and reports from the City of Laurel Ethics Commission. The Board’s work is supported by the City of Laurel Staff who gathers and supplies the Board with information necessary for the review and consideration of a potential candidate’s compliance with the qualifications outlined in the City Code. The City staff does not participate in the decisions made by the Board.
In preparation for this year’s election, the Board initially reviewed all campaign packets to ensure that all potential candidates comply with the laws requiring submittal of accurate, complete applications and further, that all applicants satisfy all other legal requirements and qualifications for candidacy. For those candidates who submitted accurate, complete packets and who otherwise complied with other legal requirements, the certification process was completed within days of the filings. For candidates who did not submit complete candidate packets, or who otherwise were not in compliance with other requirements of the City’s Election Code, the Board notified these individuals of the items requiring completion or compliance with the City Code. For some of these potential candidates, failure to timely file Financial Disclosure Statements, and/or failure to submit sufficient information in filings made with the Board, sufficient to allow the Ethic’s Commission and the Board to determine compliance with applicable requirements, the certification process was prolonged. Potential candidates were notified about questions and deficiencies in their reports and submissions. Many were able to correct outstanding issues quickly while others took longer to make the necessary corrections, or to provide complete and accurate information sufficient for the Board and Ethics Commission to confirm compliance with requirements. Other potential candidates have failed to comply with election laws, failed to pay outstanding financial obligations, or in some instances, failed to rectify and address other concerns thereby frustrating the Board’s ability to certify candidacy.
The Board’s process serves to advise potential candidates of questions, concerns and outstanding matters that interfere with an efficient certification process for all candidates. At no time has it been, nor will it ever be, the Board’s intention not to certify any potential candidate who legitimately satisfies all the requirements and qualifications for elected office in the City.
The Board of Election Supervisors is committed to ensuring that City elections be conducted fairly and without prejudice or partiality to any potential candidate(s). In so doing, it is essential that all potential candidates conduct their respective campaign activities in strict compliance with the applicable law. All candidates must abide by the same rules and procedures. A hallmark of fair election processes is where all candidates observe the same rules and procedures, with no one candidate seeking to gain an unfair advantage in any aspect of campaign activities. Fairness dictates that the playing field be level for all candidates. The failure to have a uniform set of rules applicable to all candidates poses a threat to the integrity of free and fair election processes.
For more information, please contact Ms. Sara Green, City Council Clerk at -------[email protected] or 301-725-5300 x212.
Ciudad de Laurel
Elecciónes Generales de 2023
Declaración de la Ciudad de Laurel
Junta de Supervisores Electorales
La Junta de Supervisores Electorales ("Junta") quisiera aclarar algunas cosas con respecto a los deberes y responsabilidades de la Junta en relación con las Elecciones de la Ciudad de Laurel y el proceso de calificación y certificación de candidatos potenciales.
Entre varias cuestiones planteadas recientemente están relacionadas con el número de miembros de la Junta de Supervisores Electorales. Como queda claro, la membresía de la Junta aumentó según la Ordenanza No. 2000 aprobada por el Alcalde y el Concejo Municipal el 26 de septiembre de 2022, de tres (3) Jueces Principales a cinco (5) Jueces Principales, dos (2) de cada uno de los Distritos electorales de la Ciudad de Laurel y un (1) Presidente que también es residente de la Ciudad. Tal como está constituida actualmente, la Junta incluye dos (2) Jueces Principales, que tienen al menos más de 25 años de experiencia en la conducción de Elecciones Municipales, un miembro que ha trabajado durante los últimos dos ciclos electorales, ha trabajado en otras Juntas, Comisiones o Comités y quien además es abogado. Como se señaló anteriormente, hay dos (2) Jueces Principales nombrados recientemente que se unieron a la Junta después del aumento de miembros en 2022. Los miembros de la Junta de Supervisores Electorales toman sus funciones muy en serio y están comprometidos a garantizar que se lleven a cabo elecciones justas y precisas en la Ciudad. Como parte de sus responsabilidades legales, la Junta tiene el deber de garantizar que sólo los ciudadanos que cumplan con todos los requisitos y calificaciones estén certificados para postularse para cargos públicos.
Según la ley, la Junta tiene la responsabilidad de supervisar todos los aspectos de las actividades electorales relacionadas con las elecciones de la Ciudad, incluida la elección de los miembros del Concejo Municipal y del Alcalde. Como parte de esas funciones, la Junta revisa las solicitudes presentadas por personas que buscan ser certificadas como candidatos para cargos electos. La solicitud de certificación de candidatura implica, entre otros requisitos, completar un paquete de candidato que incluye cuatro (4) documentos requeridos. Los documentos requeridos que componen el paquete del candidato son: 1. Formulario de Certificado de Candidatura, 2. Declaración de Divulgación Financiera de la Comisión de Ética, 3. Formulario de Asignación de Tesorero de Campaña y 4. Informe de Gastos y Contribuciones de Campaña. La revisión de las solicitudes de candidatos de la Junta de Supervisores Electorales también incluye informes que le presenta la Comisión de Ética de la Ciudad de Laurel, informes y solicitudes presentadas por candidatos putativos, así como de agencias del gobierno de la Ciudad.
Como parte de la revisión de los paquetes de candidatos por parte de la Junta, varias agencias y departamentos del gobierno de la Ciudad revisa la información necesaria para la consideración de la Junta. Por ejemplo, el Departamento de Presupuesto y Servicios de Personal de la Ciudad de Laurel revisa sus registros para determinar si algún candidato está atrasado en el pago de algún impuesto, tasación, multa, sanción u otra obligación financiera de la Ciudad. El Departamento del Jefe de Bomberos y Servicios de Permisos revisa sus registros para garantizar que no existan códigos de propiedad pendientes o violaciones de seguridad humana y contra incendios para ninguna propiedad de un candidato potencial. La Oficina de la Secretaria Municipal de la Ciudad de Laurel revisa los registros para determinar que no hay violaciones pendientes del Código Electoral o de los Estatutos, incluido el requisito de que los candidatos cumplan con todos los requisitos de presentación de informes para presentar oportunamente informes completos y precisos.
La Junta se reúne primero para abrir los paquetes de los candidatos y garantizar que todos los documentos requeridos estén incluidos en los paquetes. La verificación inicial de los paquetes para las Elecciones Generales de 2023 se completó el 24 de julio de 2023. Luego de su revisión preliminar, la Junta envía las Declaraciones de Divulgación Financiera de cada candidato a la Comisión de Ética de la Ciudad en sobres sellados separados para su revisión. Al mismo tiempo, la Junta solicita a cada uno de los departamentos afectados de la Ciudad enumerados anteriormente la presentación de la información requerida por cada agencia para su revisión por parte de la Junta de Supervisores Electorales. Cuando la Comisión de Ética plantea preguntas sobre la declaración de divulgación financiera de un solicitante, notifica a la Junta sus preguntas e inquietudes. En esos casos, la Junta solicita que un candidato potencial programe una cita para reunirse con el personal de la Junta para permitir al candidato potencial la oportunidad de enmendar, revisar, corregir, completar o proporcionar información adicional suficiente para abordar los comentarios o inquietudes de la Comisión de Ética. Los candidatos potenciales tienen veinte (20) días a partir de la fecha en que la Junta les notifica cualquier pregunta o inquietud para realizar modificaciones o adiciones a un informe cuestionado. No completar de manera oportuna, precisa y exhaustiva los informes que deben presentarse según la ley es responsabilidad del candidato potencial y está fuera del control de la Junta. Además, el hecho de que un candidato no respete los plazos de presentación de informes y el hecho de no presentar informes completos afecta la capacidad de la Junta para revisar rápidamente la solicitud de un candidato potencial.
A todos los candidatos potenciales se les informa sobre las fechas límite de presentación junto con el requisito de que los informes contengan toda la información necesaria para que se consideren completos y permitan a la Comisión de Ética y a la Junta revisar un informe. El cumplimiento de los plazos para la presentación de informes y garantizar que los informes estén completos con la información necesaria son, en primera instancia, responsabilidad de los candidatos potenciales. Como en la mayoría de los esfuerzos humanos, algunos candidatos responden a los plazos de presentación y a los requisitos de presentar divulgaciones completas y exhaustivas, prescindiendo así de la necesidad de complementar, modificar o corregir los informes presentados.
La Junta y la Comisión de Ética, a través de su personal, intentan asesorar a los candidatos potenciales sobre sus obligaciones de presentar informes completos y veraces a la Junta para su consideración. En aquellos casos en los que un candidato potencial no cumple con los requisitos de presentación de informes, la Junta alerta al candidato potencial sobre las deficiencias percibidas en los informes. Cuando se presentan a la Junta modificaciones, correcciones o suplementación de informes, la Junta notifica posteriormente a la Comisión de Ética las revisiones de los informes. Posteriormente, la Comisión de Ética designa a uno de sus miembros para revisar cualquier corrección, adición, etc., realizada al informe de un posible candidato. Después de esta revisión, la Comisión de Ética notifica a la Junta su nueva revisión de la declaración de divulgación financiera y su opinión sobre los cambios realizados en el informe.
En el desempeño de sus funciones, la Junta se guía e informa por el Código y los Estatutos de la Ciudad. Cuenta con asesores legales asignados para asistirlo y asesorarlo en sus revisiones y decisiones de solicitudes. Como se señaló anteriormente, la Junta recibe información e informes de la Comisión de Ética de la Ciudad de Laurel. El trabajo de la Junta cuenta con el apoyo del personal de la Ciudad de Laurel, quien recopila y proporciona a la Junta la información necesaria para la revisión y consideración del cumplimiento de un candidato potencial con las calificaciones descritas en el Código de la Ciudad. El personal de la Ciudad no participa en las decisiones tomadas por la Junta.
En preparación para las elecciones de este año, la Junta revisó inicialmente todos los paquetes de campaña para garantizar que todos los candidatos potenciales cumplan con las leyes que exigen la presentación de solicitudes precisas y completas y, además, que todos los solicitantes cumplan con todos los demás requisitos y calificaciones legales para la candidatura. Para aquellos candidatos que presentaron paquetes completos y precisos y que cumplieron con otros requisitos legales, el proceso de certificación se completó a los pocos días de la presentación. Para los candidatos que no presentaron paquetes de candidatos completos, o que de otro modo no cumplieron con otros requisitos del Código Electoral de la Ciudad, la Junta notificó a estas personas sobre los elementos que requerían completar o cumplir con el Código de la Ciudad. Para algunos de estos candidatos potenciales, la falta de presentación oportuna de declaraciones de divulgación financiera y/o la falta de presentación de información suficiente en las presentaciones realizadas ante la Junta, suficiente para permitir que la Comisión de Ética y la Junta determinen el cumplimiento de los requisitos aplicables, el proceso de certificación fue extendido. Los candidatos potenciales fueron notificados sobre preguntas y deficiencias en sus informes y presentaciones. Muchos pudieron corregir los problemas pendientes rápidamente, mientras que otros tardaron más en hacer las correcciones necesarias o en proporcionar información completa y precisa suficiente para que la Junta y la Comisión de Ética confirmaran el cumplimiento de los requisitos. Otros candidatos potenciales no cumplieron con las leyes electorales, no pagaron obligaciones financieras pendientes o, en algunos casos, no rectificaron ni abordaron otras inquietudes, frustrando así la capacidad de la Junta para certificar la candidatura.
El proceso de la Junta sirve para asesorar a los candidatos potenciales sobre preguntas, inquietudes y asuntos pendientes que interfieren con un proceso de certificación eficiente para todos los candidatos. En ningún momento ha sido ni será la intención de la Junta no certificar a ningún candidato potencial que satisfaga legítimamente todos los requisitos y calificaciones para un cargo electo en la Ciudad.
La Junta de Supervisores Electorales se compromete a garantizar que las elecciones de la Ciudad se lleven a cabo de manera justa y sin prejuicios ni parcialidad hacia ningún candidato potencial. Al hacerlo, es esencial que todos los candidatos potenciales realicen sus respectivas actividades de campaña en estricto cumplimiento de la ley aplicable. Todos los candidatos deben cumplir con las mismas reglas y procedimientos. Una característica distintiva de los procesos electorales justos es que todos los candidatos observan las mismas reglas y procedimientos, sin que ningún candidato busque obtener una ventaja injusta en ningún aspecto de las actividades de campaña. La equidad dicta que el campo de juego sea nivelado para todos los candidatos. La falta de un conjunto uniforme de reglas aplicables a todos los candidatos plantea una amenaza a la integridad de los procesos electorales libres y justos.
Para mas información, pongase en contacto con la secretaria del ayuntamiento [email protected] of 301-725-5300 x2121.
